Lorsqu'un démarrage d'ERP se passe mal, le logiciel est rarement en cause. Dans la grande majorité des cas, ce sont les données reprises qui posent problème : articles en double, nomenclatures périmées, stocks théoriques éloignés du réel. Un ERP n'assainit pas des données fausses, il les diffuse plus vite.
Ce que l'on reprend, et dans quel ordre
La reprise suit une hiérarchie de dépendances. On ne peut importer une nomenclature sans articles, ni un ordre de fabrication sans gamme :
- Référentiel articles : codes, désignations, unités, familles.
- Tiers : clients, fournisseurs, adresses de livraison, conditions de règlement.
- Nomenclatures et gammes : composition et opérations de fabrication.
- Postes de charge et ressources : machines, équipes, capacités.
- Tarifs et conditions commerciales.
- Encours : commandes ouvertes, ordres en cours, stocks.
Le piège du « on reprend tout »
Trente ans d'historique contiennent des milliers d'articles jamais commandés depuis dix ans, des clients disparus et des nomenclatures de produits abandonnés. Les importer revient à transporter dans le nouveau système l'encombrement qui rendait l'ancien pénible.
Fixez une règle simple et assumée : ne migrer que les articles mouvementés au cours des vingt-quatre derniers mois, et les tiers ayant eu au moins une transaction sur la même période. Le reste part dans une archive consultable, non dans le référentiel actif.
Les doublons, ennemi silencieux
« VIS M6X20 », « Vis M6x20 », « VIS-M6-20 » : trois codes pour une même référence, trois stocks partiels, trois prix d'achat. Le calcul des besoins commandera trois fois. Traitez la déduplication avant l'import, dans un tableur si nécessaire : c'est fastidieux, mais infiniment moins coûteux qu'après le démarrage, quand des mouvements se seront accumulés sur chacun des trois codes.
Compter physiquement les stocks
L'écart entre le stock théorique de l'ancien système et la réalité des étagères atteint couramment dix à trente pour cent. Reprendre le théorique, c'est démarrer avec des besoins nets faux dès le premier jour, et ruiner la confiance des utilisateurs dans le nouvel outil en une semaine. Un inventaire physique complet à la bascule n'est pas une option.
Répéter la reprise, au moins trois fois
Une reprise réussie du premier coup n'existe pas. Prévoyez trois passages :
- Blanc n° 1 : détecter les formats invalides, les champs obligatoires absents, les codes interdits.
- Blanc n° 2 : contrôler la cohérence métier — une nomenclature pointe-t-elle vers des articles existants, les gammes vers des postes valides ?
- Bascule : le jour J, avec un jeu de contrôles chiffrés préparé à l'avance.
Les contrôles à préparer avant la bascule
Définissez à l'avance une dizaine de chiffres à comparer entre ancien et nouveau système : nombre d'articles actifs, valeur totale du stock, nombre de commandes ouvertes, montant du carnet, nombre de nomenclatures. Si un écart apparaît, il doit s'expliquer ligne à ligne avant d'ouvrir le système aux utilisateurs.
Qui fait le travail
L'éditeur fournit les outils d'import et les règles de contrôle. La décision de ce qui constitue une donnée juste appartient à l'entreprise, et à elle seule : personne d'autre ne sait si deux références désignent la même pièce. Prévoyez un responsable identifié par domaine — articles, tiers, technique — avec du temps effectivement dégagé.